Każdą formą wypoczynku kieruje instruktor/instruktorka ZHR – osoba posiadająca państwowe uprawnienia kierownika wypoczynku dzieci i młodzieży, tzw. komendant lub komendantka obozu. To ta osoba jest odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie całego wyjazdu.
Za każdą drużynę odpowiedzialny jest instruktor lub instruktorka ZHR – osoba pełniąca funkcję drużynowego/drużynowej. Wychowawca jest odpowiedzialny za swoich podopiecznych i kieruje pracą drużyny. Najlepiej zna swoich harcerzy, z uwagi na pracę z drużyną podczas całego roku szkolnego.